積攢紙質發(fā)票、手動提交報銷一直是拖慢工作效率，影響員工體驗的因素之一。尤其對于企業(yè)財務人員來說，每當報銷日來臨，整理員工提交的紙質發(fā)票、核對報銷單據(jù)，制作費用報告都是令人十分頭疼的事。以往眾多企業(yè)都會面臨的問題，如今對于羅賓遜全球物流來說，輕而易舉便可以完成。憑借SAP Concur費用管理解決方案，羅賓遜全球物流擺脫了紙質發(fā)票和手動報銷帶來的困擾，費用審批流程可在線上輕松完成，既易于核算數(shù)據(jù)，又保證了報銷和費用管理流程的合規(guī)性。

羅賓遜全球物流有限公司于1905年成立于美國，是全球最大的第三方物流供應商之一。公司在亞太地區(qū)的主要業(yè)務涵蓋海運、空運、陸路運輸服務、合同物流、行業(yè)物流解決方案和全球貨運服務，涉及大中華、韓國、新加坡、馬來西亞等多個國家，在職員工超過1,500名。2006年，羅賓遜全球物流在中國成立辦公室，致力于為中國企業(yè)提供出色的物流服務。

羅賓遜全球物流內控高級經(jīng)理Greta Chen表示：“手動提交紙質票據(jù)一直影響著員工報銷和財務審批的效率。部署SAP Concur費用管理解決方案后，財務同事可以線上統(tǒng)一審批員工報銷，減少紙質票據(jù)帶來的流程慢、易出錯等困擾，實現(xiàn)了差旅費用流程自動化。不僅提高了工作效率，還增強了差旅費用管理流程的合規(guī)及透明度，幫助管理層基于準確的數(shù)據(jù)做出最佳分析和決策。”

物流講究快和穩(wěn)，財務流程不能拖后腿

據(jù)統(tǒng)計，除主營業(yè)務支出外，羅賓遜全球物流有15%的差旅費用支出來自銷售及行政支出，其龐大的員工群體以及遍布全球的生態(tài)圈，需要員工填報大量的報銷和出差申請。但羅賓遜全球物流過去采用傳統(tǒng)手動報銷及分散式財務管理模式，難以滿足內部大批量處理補貼和差旅報銷的需求。對此，羅賓遜全球物流需要借助數(shù)字化工具優(yōu)化其財務管理模式，以解決以下挑戰(zhàn):

落后的手動填報報銷流程降低財務合規(guī)性：

羅賓遜全球物流以往采用的是手工填報，員工在填寫費用類型時隨意性較大，同時后端財務同事也可能發(fā)生同類型費用錄入標準不統(tǒng)一，導致核算時數(shù)據(jù)口徑不一致。此外，員工缺少對報銷費用所需支持性附件的統(tǒng)一指引，同類費用可能支持性附件有所不同，因此導致財務合規(guī)性不高。

審批流程不統(tǒng)一，難以核算和統(tǒng)計數(shù)據(jù)：

管理層常面臨大量的紙質單據(jù)等待審批的情況，并且可能會因為出差等原因延誤審批。企業(yè)內部也缺乏使用統(tǒng)一的報批規(guī)范，管理層難以根據(jù)費用金額的大小和風險的高低實施相應的管控方案。此外，在處理異常情況時，管理層與財務部門容易出現(xiàn)標準不一致的現(xiàn)象。

分散式財務管理模式，降低差旅費用流程的透明度：

較為分散的財務管理模式對應各個負責人的職能也相對分散，并且人力資源將多用于重復性的工作，易產(chǎn)生不合規(guī)行為。而紙質單據(jù)的使用，對任何層級的員工缺少透明度，更不利于合規(guī)性檢查。

SAP Concur

跟隨美國總部的部署方案，羅賓遜全球物流在北亞及東南亞地區(qū)發(fā)展數(shù)字化管理流程中也選擇了SAP Concur，以自動化和規(guī)范化的費用管理流程，提高內部財務流程的工作效率，提升費用報銷合規(guī)性。

自動化審批流程，提高員工效率：

SAP Concur費用管理解決方案采用人工智能和機器學習等最新技術，簡化羅賓遜全球物流從系統(tǒng)實施到提交費用報告的整個支出管理流程。在部署SAP Concur之后，羅賓遜全球物流實現(xiàn)費用流程自動化。以往漏洞百出的手動報銷和提交費用申請過程如今均可以在系統(tǒng)中完成，而紙質票據(jù)也可以替換為電子發(fā)票，員工僅需要在系統(tǒng)中上傳單據(jù)并提交，財務人員便可直接查閱，省時又省力，提高了整體員工的工作效率和使用體驗，讓他們有更多的時間專注于服務客戶和業(yè)務拓展。

部署自動化工具的好處同樣適用于審批流程。財務人員可基于規(guī)范化的報批流程，在系統(tǒng)中統(tǒng)一批量處理員工報銷和差旅申請單;還可以線上保存單據(jù)，避免因紙質單據(jù)產(chǎn)生的審批錯誤;此外， SAP Concur成功將羅賓遜全球物流內部的費用報銷集中化管理，由專門的財務人員檢查員工報告，統(tǒng)一安排付款，保證了流程的透明與合規(guī)，從而提高報批效率。以往需要花費至少一個月才能完成的審批流程，現(xiàn)在只需兩周即可完成。

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數(shù)字化運營及管理，加強企業(yè)信息化水平：

SAP Concur可以幫助羅賓遜全球物流收集和連接數(shù)據(jù)孤島，整合企業(yè)的支出數(shù)據(jù)，將所有的數(shù)據(jù)整合到單一視圖中，從而更有效地管理預算，提高預測準確性。財務管理人員可在系統(tǒng)中實時自動化生成費用報告，保證數(shù)據(jù)可靠性及準確性的同時，便于管理層依靠詳細正確的數(shù)據(jù)做出最佳決策。

2020年初的疫情對物流行業(yè)影響甚大，數(shù)字化轉型成為企業(yè)產(chǎn)業(yè)升級的必由之路。但數(shù)字化也不是一蹴而就的，需要循序漸進地開展。羅賓遜全球物流先在企業(yè)內建立數(shù)字化意識，引進像SAP Concur這樣的云端解決方案，將費用管控轉為信息化、數(shù)字化的管控，讓整個運作流程更加透明化、可視化，進一步提高企業(yè)的整體信息化水平，提升自身數(shù)字化管理的優(yōu)勢，規(guī)避因手動操作帶來的風險。

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透明化費用管理，提高財務合規(guī)性，降低成本支出：

眾所周知，差旅及相關費用是除工資以外的第二大可控成本，而羅賓遜全球物流從占銷售及行政支出15%的差旅費用入手，自動化費用管理并大幅提高差旅政策的透明度。自使用SAP Concur至今的兩年里，羅賓遜全球物流因差旅所產(chǎn)生的費用支出呈現(xiàn)逐年下降趨勢;此外，數(shù)據(jù)分析技術為管理層提供了更加清晰、可靠的數(shù)據(jù)，而統(tǒng)一的審批流程也幫助羅賓遜全球物流加強了費用開支的合規(guī)性，實現(xiàn)了真正意義上的可管可控。

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羅賓遜全球物流亞洲財務總監(jiān)Keat Wong表示：“數(shù)字化的財務流程是羅賓遜全球物流財務發(fā)展的必然趨勢。SAP Concur為我們提供了能滿足需求的智慧化費用管理方案，憑借其突出的自動化技術，助力打造更加集中、統(tǒng)一、透明、合規(guī)的費用管理流程，且與我們重視全球數(shù)字化進程的理念不謀而合。

(新媒體責編：zfy2019)