辦公室作為集團(tuán)和公司聯(lián)系的橋梁、機(jī)關(guān)和項(xiàng)目溝通的樞紐,始終堅(jiān)持“強(qiáng)基礎(chǔ)、補(bǔ)短板、求精細(xì)、樹(shù)標(biāo)桿”的工作主線,將日常工作做實(shí)做深做細(xì),推動(dòng)公司管理有條不紊、井然有序地開(kāi)展。如果將西北公司比作龐大的蟻穴,辦公室業(yè)務(wù)人員就是辛勤的工蟻。他們默默無(wú)聞、甘于奉獻(xiàn),雖然工作內(nèi)容平凡枯燥、具體繁雜,但他們始終精益求精、追求卓越,堅(jiān)持以高標(biāo)準(zhǔn)要求自己,以嚴(yán)紀(jì)律約束自己,確保辦公室內(nèi)業(yè)工作順利有效落實(shí),致力推動(dòng)公司高質(zhì)量發(fā)展。

推進(jìn)公文處理規(guī)范化

公文處理是行政工作的基礎(chǔ),同時(shí)也是內(nèi)業(yè)工作的重要組成部分。強(qiáng)化公文處理規(guī)范性,有利于暢通溝通渠道、提高工作效率。為提高文件質(zhì)量,使公文處理更科學(xué)、更規(guī)范,西北公司制定了《文件處理辦法》,明確文件種類格式及流轉(zhuǎn)流程,形成制度化管理,避免文件退回、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象。

文件規(guī)范處理,一是要文種規(guī)范,根據(jù)發(fā)文目的和內(nèi)容,選擇合適文種;二是要格式規(guī)范,明確公文組成要素及排版要求,根據(jù)不同公文選擇不同紅頭;三是要行文規(guī)范,邏輯完整清晰有條理,語(yǔ)言準(zhǔn)確簡(jiǎn)練質(zhì)樸化;四是要流程規(guī)范,明確文件擬制、分發(fā)、管理等各項(xiàng)程序,提高流轉(zhuǎn)效率。

此外,為提高辦公室工作人員公文處理水平,集團(tuán)公司辦公室召開(kāi)公文寫(xiě)作處理培訓(xùn)系列會(huì)議,結(jié)合線上線下模式,運(yùn)用通俗的語(yǔ)言和生動(dòng)的案例講解公文基礎(chǔ)知識(shí)。西北公司辦公室全員按時(shí)參加,借助培訓(xùn)機(jī)會(huì),夯實(shí)公文處理基礎(chǔ),通過(guò)將理論和實(shí)踐相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)公文處理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)化

文書(shū)檔案記載了公司翔實(shí)的工作資料和具體制度化的工作內(nèi)容,能夠?yàn)楣�司日常生產(chǎn)活動(dòng)提供重要依據(jù),是公司的寶貴財(cái)富和有形資產(chǎn)。為實(shí)現(xiàn)“檔案為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)”的目標(biāo),西北公司著力提高檔案管理系統(tǒng)性,完善“五有”工作部署,推動(dòng)檔案工作有序開(kāi)展。為此,結(jié)合公司實(shí)際情況,西北公司制定了《檔案管理辦法》,明確各職能部門(mén)管理職責(zé),確定檔案管理和歸檔的各項(xiàng)規(guī)范細(xì)則,主要服務(wù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

檔案管理作為辦公室系統(tǒng)的重要任務(wù),分工明確、責(zé)任到人,西北公司不僅制定了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的崗位責(zé)任制,還將工程檔案和商務(wù)資料的檢查與項(xiàng)目經(jīng)理月度及年度考核相掛鉤,推動(dòng)公司上下提高對(duì)檔案管理工作的重視程度,令檔案管理成為各部門(mén)、各項(xiàng)目部的重點(diǎn)工作。

為提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì),增強(qiáng)檔案管理意識(shí),西北公司專門(mén)邀請(qǐng)文書(shū)檔案科舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),重點(diǎn)指導(dǎo)培育三個(gè)示范點(diǎn),以組為單位進(jìn)行互查互評(píng),取長(zhǎng)補(bǔ)短,共同提高。同時(shí)西北公司綜合管理部積極貫徹落實(shí)基層幫扶工作,開(kāi)展實(shí)地幫扶業(yè)務(wù)指導(dǎo),解答項(xiàng)目資料員在竣工資料歸檔方面的疑問(wèn),發(fā)掘檔案管理亮點(diǎn),輔助建立項(xiàng)目資料收集標(biāo)準(zhǔn)化。

公文處理和檔案管理既是辦公室系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù),又是重頭工作。辦公室業(yè)務(wù)人員不僅要提高專業(yè)素質(zhì),刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力成為系統(tǒng)工作的行家里手,更要加強(qiáng)思想素質(zhì),以強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,高質(zhì)量、高效率地完成日常工作。業(yè)務(wù)人員只有真正做到“精于業(yè)、勤于思、敏于行”,才能將辦公室內(nèi)業(yè)工作有效落實(shí)、深入推進(jìn),為公司高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力。(涂存艷、譚秀珍)

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